7 эффективных навыков управления временем, которые должен знать каждый
Как эффективно управлять своим временем? | Тайм менеджмент от Тони Роббинса
Перевод статьи Тони Роббинса из его официального блога:
То, как вы проводите свое время, во многом определяет результат ваших жизненных достижений. Тратя драгоценные часы на работу над результатами, такими важными для вас, вы не только добьетесь успеха, но и в полной мере ощутите то чувство удовлетворения, которое приходит при достижении цели.
Нахождение максимального количества времени для достижения той жизни, о которой вы мечтаете, потребует не только навыков управления временем, но и изменения мышления в соответствии с лучшими практиками управления временем. Правильная система управления временем поможет обратить внимание на то, что действительно важно для вас, чтобы ваш мозг мог сосредоточиться на результате, не отвлекаясь на посторонние факторы, ведь это может привести к разочарованию и отсутствию мотивации.
1) КООРДИНИРУЙТЕ ДЕЙСТВИЯ В СООТВЕТСТВИИ С ВАШИМИ ГЛАВНЫМИ ЦЕННОСТЯМИ
Если действия, которые вы предпринимаете, не согласованы с тем, что действительно важно для вас, с вашими главными ценностями, не имеет значения, сколько времени потрачено на них, вы не сможете достигнуть такого же чувства удовлетворения от результатов и достижения цели, как могли бы получить при действиях, направленных на достижение результатов, имеющих наибольшую ценность для вашей жизни.
Предположим, что вы хотите укрепить свои отношения со своим партнером, и вы решили использовать один час в сутки для оказания этому человеку того внимания, которого он заслуживает. Но в обозначенный период, когда вы находитесь вместе с этим человеком, ваш телефон в кармане вибрирует. Вы вынимаете его, чтобы узнать, кто вам написал. Возможно, вы даже ответите на сообщение прежде, чем вернетесь к разговору со своим собеседником. Перемещая внимание на свой телефон, вы отвлекаетесь от своего партнера, и в этот момент вы перестаете работать над результатом, который вам действительно нужен, вы больше не работаете над результатом, который вы действительно цените, над более здоровыми, более страстными отношениями с любимым человеком. Оставаясь сосредоточенным на своей конечной цели, вы будете иметь больше шансов на достижение результата, который будет наиболее соответствовать вашим главным ценностям.
Координация ваших действий с вашими главными ценностями потребует честного ответа на вопрос о том, что является вашей истинной целью. Чего вы действительно хотите? Как вы можете достичь этой цели, используя эффективные навыки управления временем? Вы хотите похудеть или получить повышение на работе? Независимо от того, какая цель перед вами стоит, вы должны четко понимать, чем будет выражен результат, которого вы хотите достичь, и выделить время, необходимое для достижения своей цели.
Ясность и понимание достигаются за счет конкретизации информации о том, чего вы хотите, и определения значимых показателей достижения поставленной цели. Если вы скажете себе, что хотите сбросить вес, и потеряете один фунт в течение следующего года, вы теоретически добились того, чего хотели? Конечно, но это действительно то, к чему вы стремились? Возможно, нет. Скорее всего, вы хотели похудеть на 20 или 30 фунтов. Имея конкретную цель и определив прозрачные параметры оценки ее достижения с учетом понимания мотивации желаемого результата, вы сможете максимально сосредоточиться на ее достижении.
Как понять, что вы действительно работаете над достижением своей главной цели? Проведите мониторинг своих главных ценностей: отслеживайте каждое свое действие в течение двух недель, обращая внимание на главные ценности, с которыми они должны быть связаны, и проконтролируйте их способность приблизить вас к получению желаемого результата. Исключите каждое действие, которое будет идентифицировано вами, как не связанное с вашими целями и показателями результата из плана. Замените это действие тем, которое будет способствовать приближению к конечной цели.
2) МИНИМИЗАЦИЯ ОТВЛЕКАЮЩИХ ФАКТОРОВ
Определите, что вас отвлекает. Электронная почта? Люди, присутствующие в вашем рабочем пространстве? Тексты? Социальные сети? Что бы это ни было, избавьтесь от этого отвлекающего фактора и стресса, который он вам доставляет. Заблокируйте веб-сайты, если это вам поможет. Установить статус «Отсутствую» или «Не беспокоить» в своих учетных записях. Управляйте своим рабочим пространством и временем, если хотите добиться результатов.
В качестве эксперимента, фиксируйте ваши «эмоции при прерывании» в течение одной недели. Каждый раз, когда вы позволили себе прерваться, остановитесь и опишите точно, что вы чувствовали, прежде чем перестали делать то, что делали, и переключились на другую задачу. Часто мы позволяем себе расслабиться и переключить внимание тогда, когда испытываем неприятные эмоции. Это изученные и проверенные меры, и мы можем научиться преодолевать эти трудности и изменять свое поведение, используя эффективные навыки управления временем.
3) УЧИМСЯ ГОВОРИТЬ НЕТ
Это одно из самых главных умений, которым мы все должны научиться. Когда вы говорите «нет» чему-то такому, что на самом деле не представляет ценности для вашей жизни или соответствует вашим истинным ценностям и целям, вы говорите «да» кое-чему другому: времени, проведенному вместе с семьей, занятиям физическими упражнениями и даже просто необходимому каждому человеку сну.
Если сказать «нет» кажется чрезвычайно трудным, подумайте о том времени, когда вы нехотя сказали «да» чему-то и позже пожалели об этом. Теперь вспомните все эмоциональные потрясения, вызванные одним решением. Некоторое время вы проклинали себя, потом возмущались тем, кто изначально попросил вас выполнить задание или посетить мероприятие. Вы придумывали, как отказаться от этого обязательства. В конце концов, вы либо закончили это дело, даже если у вас не было времени или ресурсов для этого, или отказались от выполнения из-за сильного переутомления, правильно? Сказать «нет» в самом начале намного проще, чем пойти другим путем, поэтому научитесь это делать. В итоге данная стратегия управления временем поможет вам уделять больше времени тем вещам, которые на самом деле важны для вас.
4) ПОЙМИТЕ, КАК РАБОТАЮТ ПРИОРИТЕТЫ
Если у вас бесконечные списки приоритетов, можно смело сказать, что у вас их нет.
При сопоставлении результатов с вашими главными ценностями вы сможете добиться ясности в вопросе об истинных приоритетах. Какие действия представляют наибольшую ценность? Какие результаты соответствуют вашим истинным жизненным целям? Только если вы сможете определить направление, в котором стоит двигаться, вы сможете разобраться в том, какие действия достойны вашего внимания, а какие нет.
Если вы столкнулись с огромным количеством задач, необходимых для достижения результата, помните, что вы можете сделать списки полезных дел, рассортировав все задачи, разбив связанные между собой на мелкие группы, которыми легче управлять, и которые легче выполнять. Таким образом, вы можете лучше визуализировать и определить шаги, которые вам нужно предпринять для достижения конечной цели.
Тони объясняет пользу разделения задач на куски и то, как она помогает сосредоточить внимание на действительно значимых вещах.
5) РАБОТАЙТЕ НАД ЗАДАЧАМИ ВРЕМЕННЫМИ ОТРЕЗКАМИ ПО 20 МИНУТ
Когда появляются сложные задачи, требующие вашего полного внимания, это может обессиливать и пугать. Одной из самых важных тактик в таком случае стане «двадцатиминутный отрезок времени». Вот как это работает.
Подготовьтесь морально; осознайте, что необходимо сосредоточиться на чем-то важном. Возьмитесь за задачу и установите таймер на 20 минут. Пока не поступит сигнал, отдайтесь этой задаче полностью без писем, сотового телефона и любых других отвлекающих факторов. Когда раздастся сигнал, решите, отложите ли вы эту задачу или закончите ее выполнение. Если необходимо, сделайте перерыв, и вернитесь к этой задаче позже. Повторяйте этот процесс до тех пор, пока задача не будет выполнена.
Вы уже знаете, что вы чувствуете, когда находитесь в этой двадцатиминутной зоне. Вы непобедимы, и вы достигаете гораздо большего, чем могли предположить. , что можете закончить. Единственная проблема заключается в том, что нахождение в этой зоне иногда бывает бессистемным и случайным; иногда вы там, а иногда нет. Работа над вашими заданиями в этих 20-минутных промежутках помогает вам легче погружаться в эту зону по мере необходимости.
6) СОКРАТИМ МГНОВЕННЫЕ(БЕЗДУМНЫЕ) ОТВЕТЫ
Очень часто люди просят нас что-то сделать, и мы сразу же говорим «да», хотя на самом деле мы слишком заняты и в действительности хотим сказать «нет». В этом случае у нас появляется обязательство, которое тормозит нас и сдвигает наш календарный план. Вместо того, чтобы сразу ответить, отойдите от электронного ящика или сообщите человеку, что сможете дать ответ чуть позже.
Не пытайтесь все закончить за месяц. Лучше найдите время и убедитесь, что выполняете действия и решаете задачи, максимально относящиеся к достижению конечной цели. Если кто-то попросит вас об услуге, не согласующейся с вашими ценностями и целями, наберитесь храбрости и вежливо откажитесь.
В конце месяца оцените: сколько дополнительных заданий вы бы могли сделать, если бы не заняли дополнительные время и подумали перед тем, как ответить. Сколько бы времени вы выиграли, выполнив эту рекомендацию? Как бы вы себя чувствовали, выполнив еще больше того, чем сделано?
7) АУТСОРСИНГ (ДЕЛЕГИРОВАНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ)
Помните, не вы контролируете количество часов в сутках, а также вы не можете держать под контролем каждый результат своих действий.
Это нормально! Аутсорсинговые задачи – важнейший навык, которым должен безупречно владеть каждый успешный предприниматель, самый востребованный в мире ТОП-менеджер, да и вы тоже. Когда есть возможность делегировать задачи, делайте это.
Размышляйте в таком ключе: если вы слишком сосредоточены на выполнении нескончаемого списка задач каждый день, вы не сможете сосредоточиться на более крупных целях и главных ценностях. Если вы сосредоточены только на результатах, которые полностью вам подконтрольны, вы избежите разочарования, которое постигнет вас при перегрузке и переутомлении, а все, что вы делаете, станет более насыщенным и осмысленным. Также стоит помнить, что, используя возможности делегирования полномочий, вы помогаете себе расти, потому что сами предоставляете себе пространство для решения самых новых и самых сложных задач.
Эффективные навыки управления временем лежат в основе более счастливой, более полноценной жизни, так как вы сможете сосредотачиваться на достижении тех результатов, которых страстно желаете. Представьте себе это глубокое чувство покоя и удовлетворения результатами своих достижений. С правильной системой управления временем вам больше не придется просто представлять это состояние, вы сможете достичь его и жить с ним.